La merma de inventario es la diferencia entre el inventario que tu sistema registra y el que físicamente existe: piezas que se pagaron pero ya no se pueden vender. Puede ser robo, pero no es solo robo: una parte importante viene de errores de proceso que nadie ve hasta que se cuenta.
Cuánto pesa la merma
El dato de referencia más usado es la National Retail Security Survey de la NRF (la federación de minoristas de Estados Unidos). En su edición de 2023, con 177 marcas que representan 22% de las ventas minoristas del país, la merma promedio de 2022 fue de 1.57% de las ventas, contra 1.44% en 2021: más de 112 mil millones de dólares, según CNBC.
Dos datos de esa misma encuesta importan más que el total:
- El robo externo explicó 36% de la merma, y el robo interno 29%. El resto, alrededor de un tercio, vino de otras causas, entre ellas daños y errores del proveedor.
- 78% de los minoristas que respondieron no incluye el e-commerce en su cálculo de merma, y 57% no incluye las pérdidas en la cadena de suministro. La propia NRF advierte que la cifra real probablemente está subreportada.
Es un dato de Estados Unidos y de tiendas físicas. En México no hay una medición pública equivalente reciente. Pero el mensaje se sostiene: la merma se mide mal y no es solo robo.
Las 4 causas de la merma
| Causa | Cómo se ve | Dónde nace |
|---|---|---|
| Error de registro | El sistema dice 50, hay 48 | Recepción mal contada, ajustes sin documentar |
| Daño | Producto roto, manchado o caducado | Acomodo, manejo, empaque, fechas de caducidad |
| Robo | Faltante sin explicación | Interno o externo |
| Error del proveedor | Llegó menos de lo facturado | Recepción que no compara contra la orden de compra |
El error de registro es el más caro porque es invisible. Si en la recepción se registran 50 piezas y llegaron 48, esas dos piezas "existen" en tu tienda en línea. Alguien las compra, el pedido no se puede surtir y el faltante aparece semanas después, cuando ya nadie sabe de qué entrada vino.
El daño es la merma de las devoluciones. Un producto devuelto que no se revisa a tiempo pierde temporada, empaque o fecha de caducidad. Lo que pudo volver a venderse termina como pérdida.
Cómo medir tu merma
La fórmula básica:
Merma (%) = (inventario en sistema − inventario físico) ÷ inventario en sistema × 100
Se calcula en valor (pesos) y no solo en piezas, porque perder diez piezas de 20 pesos no es lo mismo que perder dos de 2,000. Tres reglas para que el número signifique algo:
- Mídela por causa, no solo en total. "Perdimos 1.2%" no dice qué arreglar. "0.8% es error de recepción y 0.4% es daño en devoluciones" sí.
- Mídela seguido. Si solo cuentas una vez al año, la merma de febrero se descubre en diciembre. Con conteos cíclicos la ves semana por semana y a tiempo de encontrar el origen.
- Separa la merma de los errores de surtido. Mandar la talla equivocada no es merma, pero si la pieza que debía salir no se descuenta del inventario, se convierte en un faltante más adelante.
Cómo reducirla
- Recepción pieza por pieza contra la orden de compra. Es donde nace el error de registro y donde se detecta el error del proveedor. Lo explicamos en la recepción de mercancía en un 3PL.
- Ubicación registrada para cada producto. Lo que no tiene ubicación no está perdido, está "por ahí", y termina contado como faltante.
- Rotación por fecha. En productos con caducidad, sacar primero lo que vence primero evita la merma por fecha. Lo vemos en FIFO vs FEFO.
- Devoluciones procesadas en días, no en semanas. Revisar, documentar el estado con foto y decidir rápido si vuelve al anaquel.
- Ajustes de inventario con evidencia. Cada corrección debe decir quién la hizo, cuándo y por qué. Un ajuste sin explicación es merma escondida.
En nuestra operación, cada recepción se documenta con fotos y se compara contra la orden de compra, el inventario se cuenta con conteos cíclicos semanales y lo que no califica para volver a la venta se declara merma con evidencia. Si quieres que tu inventario se gestione así, conoce nuestro servicio de almacenamiento.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la merma de inventario?
Es la diferencia entre el inventario registrado en el sistema y el que existe físicamente. Incluye errores de registro, daños, robo y errores del proveedor.
¿Cuál es un porcentaje normal de merma?
En el retail de Estados Unidos, la merma promedio fue de 1.57% de las ventas en 2022, según la NRF. El dato no incluye el e-commerce en la mayoría de los casos, así que no es un estándar directo para una tienda en línea.
¿La merma es lo mismo que el robo?
No. En la encuesta de la NRF, el robo externo e interno sumó cerca de dos tercios de la merma; el resto viene de daños, errores del proveedor y otras causas.